Digitalisasi operasi harian adalah langkah pertama DX.
CELF adalah alat bertenaga yang dapat mengubah file Excel yang kurang memadai dan rentan kesalahan menjadi aplikasi bisnis mirip Excel.

Cikarang Japanese School (CJS) berlokasi di Kabupaten Bekasi, Jawa Barat, sekitar 70 kilometer di timur Jakarta, ibu kota Republik Indonesia. Sekolah ini dibuka pada April 2019 sebagai sekolah yang dijalankan oleh Japanese School Maintenance Association (yayasan), dan diakui sebagai sekolah luar negeri oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Olahraga, Sains, dan Teknologi Jepang (MEXT). Dengan lahan luas serta fasilitas lengkap, sekolah menyediakan pendidikan berkualitas tinggi berdasarkan kurikulum nasional Jepang. Saat ini CJS memiliki 250 siswa dan 200 anggota asosiasi.

Saat pembukaan pada 2019, mengikuti contoh sekolah Jakarta Japanese School (JJS), CJS mengadopsi sistem manajemen iuran dan biaya sekolah (disebut “Sistem Tuition”) yang dibangun dengan Microsoft Access. Namun, menurut Bapak Niwa selaku Kepala Administrasi, sistem ini menimbulkan banyak tantangan dalam lingkungan kerja modern.

“Tantangan terbesar adalah Access merupakan sistem PC standalone sehingga hanya satu orang yang bisa menggunakannya dan pekerjaan menjadi bergantung pada individu. Fungsi aplikasinya sebenarnya sudah dipikirkan dengan baik, tetapi arsitektur sistemnya yang menjadi masalah. Setelah pandemi COVID-19, kebutuhan untuk berbagi pekerjaan oleh banyak orang dan akses jarak jauh dari mana saja semakin meningkat.” (Bapak Niwa Satoshi)

Karena sistem hanya dapat dioperasikan pada PC tertentu, tugas penting seperti penagihan dan pengelolaan pembayaran menumpuk pada satu orang. Pekerjaan menjadi black box dan ketika orang tersebut tidak masuk kerja, operasi berhenti total. Selain itu, penerbitan faktur untuk sekitar 200 anggota memakan waktu besar karena harus mencetak dan mengirim satu per satu secara manual. Ketidakefisienan lain juga muncul berupa manajemen data ganda karena status penagihan dicatat terpisah di Excel.

Untuk mengatasi ketergantungan pada individu dan meningkatkan efisiensi kerja, sekolah memutuskan melakukan pembaruan sistem. Dari berbagai pilihan, platform pengembangan no-code “CELF” dari SCSK dipilih. Bapak Niwa menjelaskan alasannya:

“Ada tiga alasan utama kami memilih CELF. Pertama, ini adalah layanan cloud (SaaS) sehingga tidak perlu mengelola server. Kedua, antarmuka seperti Excel mudah dipahami semua orang. Ketiga, biaya pengembangan awal bisa ditekan.” (Bapak Niwa Satoshi)

Layanan cloud yang dapat digunakan banyak orang dari mana saja menjadi syarat mutlak untuk menghapus ketergantungan pada individu. Selain itu, kemudahan penggunaan mirip Excel yang ramah bagi staf yang tidak terbiasa IT serta kemampuan pengembangan cepat dengan biaya rendah menjadi faktor penentu penerapan CELF.

Karena kebutuhan fungsi pada sistem Access lama sudah jelas, proses migrasi ke CELF berjalan relatif mulus. Meski begitu, beberapa rintangan tetap harus dihadapi.

“Tugas yang paling sulit dan memerlukan perhatian khusus adalah memigrasikan data historis sejak pembukaan sekolah pada 2019 ke sistem CELF yang baru dengan akurat. Kami juga harus melakukan pembersihan data yang tidak konsisten dari sistem lama.” (Bapak Niwa Satoshi)

Dengan kolaborasi erat antara CJS dan SCSKIDN, setiap tantangan—mulai dari migrasi data, pembersihan data, hingga dukungan multibahasa—ditangani secara teliti sehingga transisi ke sistem baru dapat berjalan mulus dan stabil.

Migrasi ke CELF membawa perbaikan dramatis pada tantangan penagihan dan pengelolaan pembayaran yang sudah berlangsung lama. Banyak suara positif muncul dari tim operasional.

“Dampak terbesar adalah fungsi pengiriman email massal untuk faktur. Pekerjaan yang sebelumnya dilakukan manual melalui pos kini selesai dengan sekali klik setelah CELF diterapkan, sehingga jam kerja berkurang drastis.” (Ibu Hanada Miori)

Waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan faktur kini jauh lebih singkat, dan cara kerja tim pun berubah signifikan.

“Pekerjaan pencatatan pembayaran yang dulu saya tangani sendiri sekarang bisa dibagi ke staf lain, sehingga efisiensi operasional sekolah meningkat dan beban kerja saya berkurang besar.” (Ibu Hanada Miori)

Selain itu, Bapak Dody, staf akuntansi asal Indonesia, juga merasakan efisiensi yang meningkat dalam pemrosesan data harian.

“CELF paling berguna saat menangani data dalam jumlah besar. Saat mengelola data keuangan lebih dari 160 wali murid, sebelumnya dibutuhkan waktu lama karena manual. Setelah CELF diterapkan, saya dapat menghemat banyak waktu untuk pemrosesan dan agregasi data.” (Bapak Dody)

Implementasi CELF bukan sekadar pembaruan sistem; ini merealisasikan DX pada operasi penagihan, meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan, serta mengurangi beban tiap staf, menghadirkan nilai yang besar.

CJS merencanakan reformasi bisnis lebih lanjut dengan memanfaatkan CELF sebagai platform.

“Dalam pengembangan tahap kedua yang sedang direncanakan, kami berencana menghubungkan CELF dengan sistem akuntansi yang ada. Kami ingin mengotomatisasi data penagihan yang saat ini dimasukkan manual oleh staf akuntansi agar pencatatan piutang lebih efisien dan akurat.” (Bapak Niwa Satoshi)

Ke depannya, mereka juga membayangkan otomatisasi pengambilan data pembayaran dari bank hingga proses rekonsiliasi. Jika ini terealisasi, siklus mulai dari penagihan hingga proses akuntansi akan hampir sepenuhnya otomatis. Pemanfaatan data yang terkumpul di CELF untuk analisis statistik guna mendukung pengambilan keputusan dalam pengelolaan sekolah juga menjadi tema penting selanjutnya.